Jak zbudować proces szybkiego przechwytywania?
Zbuduj ponadczasowy nawyk efektywnego działania.
Twój umysł służy do tworzenia pomysłów, a nie do ich przechowywania.
— David Allen
O ilu świetnych pomysłach zapomniałeś?
Ile razy przypomniałeś sobie o czymś na ostatnią chwilę?
A ile razy przypomniałeś sobie o czymś, gdy już było za późno?
Tego, co odpowiedziałeś sobie w myślach, nie usłyszę, ale gdybyś to Ty mnie zapytał o to samo, to odpowiedziałbym Ci: zdecydowanie zbyt wiele 🙂
I chociaż powyższy cytat widzę przynajmniej raz na kwartał (czy to w książkach, czy to w artykułach), to złapałem się na tym, że warto przyjrzeć się, jak wygląda jeden z podstawowych i ponadczasowych nawyków efektywnego działania.
Twoja głowa to najgorsze miejsce do przechowywania ważnych informacji
Chcesz tego, czy nie, Twój mózg nie jest zaprojektowany do przechowywania wielu informacji naraz. Przeciętna osoba może utrzymać w pamięci krótkotrwałej ok. 7 elementów przez 30 sekund. I to nie nazywa się brakiem organizacji, tylko zwyczajnym biologicznym ograniczeniem 🤷♂️.
[natomiast to, że o czymś zapomniałeś, nie sprawia, że masz prawo zrzucić winę na biologię]
Dodatkowo, gdy próbujesz trzymać wszystko w głowie, uruchamiasz dwa potężne mechanizmy psychologiczne:
Efekt Zeigarnik — mózg tworzy napięcie poznawcze wokół niedokończonych zadań, a to zajmuje Ci cenne zasoby uwagi i pamięci operacyjnej.
Efekt Ovsiankiny — mózg ślini się na myśl o powrocie do otwartych zadań i domknięciu ich, dlatego będzie Ci o nich przypomniał: pod prysznicem, przed spaniem, zaraz po obudzeniu się. Nic fajnego.
Te dwa efekty sprawiają, że każde niezapisane zadanie / jakaś informacja, która wymaga od Ciebie działania, staje się „otwartą pętlą”, która stopniowo wysysa z Ciebie energię i generuje stres. A nie wiem, jak u Ciebie, ale ja mam ograniczoną ilość swoich zasobów i wolę tak zaprojektować swój system, żeby nie tracić jej na głupoty.
Co możesz z tym zrobić?
Najprostszym i dającym natychmiastowe efekty ćwiczeniem jest "brain dump" lub jak porównał to Ludwik Siadlak ze społeczności Lifehackerzy — myślodsiewnia (ukłon do fanów Harry’ego Pottera 🧙).
Ćwiczenie jest na tyle proste, że sam miałem początkowo opór przed jego wykonaniem. Sądziłem, że jest zwyczajnie zbyt tandetne.
Long story short — myliłem się.
Proces jest następujący:
Bierzesz kartkę i długopis, a następnie wypisujesz absolutnie wszystko, co aktualnie trzymasz w głowie. Nie oceniasz, nie interpretujesz, po prostu zapisujesz, co wpadnie Ci do głowy. Zadania, pomysły, zobowiązania, przemyślenia — wszystko.
I tak jak jestem fanem cyfrowych narzędzi, tak tutaj oddaje honory i przyznaję, że rzeczywiście odręczne pisanie jest o wiele bardziej uwalniające. Samo zapisanie tych rzeczy na kartce, pozwoli Ci zamknąć Twoje otwarte pętle i przyniesie ulgę. Dodatkowo jest to świetny start do dalszej pracy z tymi punktami.
Co dalej?
Następny krok, jaki robię, to przegląd tego, co wypisałem i ustalenie do każdego punktu jednego najprostszego działania, które pchnie daną sprawę do przodu. Dodaje te małe zadania do Todoist, gdzie zarządzam zadaniami, ale tym miejscu zakończę, bo na proces zarządzania zadaniami jeszcze przyjdzie czas.
Uwaga. Sprawdź, czy to u Ciebie zadziała, bo takie ustalanie małych działań może spowodować jeszcze większe przytłoczenie, czyli efekt będzie odwrotny.
Zbuduj początek systemu
Nie chodzi o to, żebyś co tydzień siadał na 30 minut i resetował się poprzez brain dumb. Jest to skuteczna metoda, ale o wiele lepszym rozwiązaniem będzie zaprojektowanie swojego środowiska pod szybkie przechwytywanie.
Zasady są proste:
Ustal jedno miejsce, które będzie centrum przechwyconych informacji; w systemach efektywności nazywamy to miejsce Inboxem.
Spraw, abyś miał możliwość jak najszybszego przechwytywania informacji do tego Inboxa.
Inbox
Inbox, czyli taka skrzynka odbiorcza na przechwycone informacje. Zazwyczaj jest nim menedżer zadań lub notatnik (cyfrowy lub fizyczny), a czasami oba te miejsca.
Z racji dostępności i dalszej organizacji osobiście wolę cyfrowe rozwiązania.
Moim głównym inboxem jest Todoist — menedżer zadań, w którym mam ponad 5 różnych sposobów na szybkie przechwycenie informacji:
Mogę dodać zadanie z pozycji zegarka (3 kliknięcia).
Mogę dodać zadanie z pozycji zablokowanego ekranu na telefonie (2 kliknięcia).
Mogę dodać zadanie z pozycji odblokowanego ekranu poprzez widżet (1 kliknięcie).
Mogę dodać zadanie z pozycji włączonej aplikacji (1 kliknięcie).
Mogę dodać zadanie przesyłając mail do Todoist (2 kliknięcia).
Mogę dodać zadanie z pozycji rozszerzenia do przeglądarki (2 kliknięcia).
Mając do dyspozycji tyle możliwości, naprawdę bardzo łatwo jest zbudować nawyk szybkiego przechwytywania informacji: pomysłów, krótkich notatek, zadań, przypomnień itp.
I teraz, dlaczego w menedżerze zadań zapisuję tyle różnych rzeczy, jeżeli jak sama nazwa wskazuje, to narzędzie służy do zadań?
Todoist to centralny inbox, który jest punktem startu do dalszej organizacji. Gdy przychodzi czas na organizację, przerzucam z Todoista odpowiednie informacje do odpowiednich miejsc. Spotkania i przypomnienia do kalendarza, notatki i pomysły do notatnika, a dalsze zadania procesuję dalej w Todoist.
Natomiast w ciągu dnia, gdy dzieje się tak wiele, nie muszę dzięki temu pamiętać, gdzie coś zapisać. Po prostu wszystko leci w jedno miejsce i wiem, że mój system jest na tyle szczelny, że dalsza organizacja spowoduje, że o niczym nie zapomnę i wszystko znajdę w odpowiednim miejscu.
Zadanie dla Ciebie:
Ustal swój inbox. Następnie zobacz, jak możesz zaprojektować otoczenie, aby jak najbardziej ułatwić sobie przechwytywanie informacji. Zacznij przechwytywać, zacznij budować ten fundamentalny nawyk.
Jakie narzędzie dodasz w miejsce znaku zapytania? Jak masz ochotę, to daj mi znać w odpowiedzi na tego maila, a w przyszłych wydaniach rozbudujemy ten system o identyfikację Twoich źródeł informacji oraz rozbudowę procesu pracy z Inboxem.
⚙️ Narzędziownia
W tej sekcji będę dzielił się z Tobą aplikacjami, z których korzystam oraz linkami do informacji, które mnie zaciekawiły.
Te piękne bohomazy zrobiłem w narzędziu Excalidraw. Korzystam z niego już kilka lat. Jest darmowy, dostępny w przeglądarce, ale najwięcej używam go w aplikacji Obsidian.
I to Obsidian jest moim kolejnym poleceniem w narzędziowni. Moja ulubiona aplikacja do budowania swojego Second Brain. Prosty notatnik cyfrowy, który ze względu na liczbę możliwych rozszerzeń może być tak skomplikowany, jak tylko chcesz.
Jak już lecimy klasykami, to dorzucam Todoist. Menedżer zadań, który jest ze mną od 2019 roku. Za korzystanie z Todoist można zdobywać punkty, które zamieniają się na poziomy. Pochwalę się, że mam ten najwyższy 😝
Todoist, Notion i Obsidian to trzy narzędzia, w których się „specjalizuje”. Jeżeli będziesz miał jakiekolwiek pytanie o jedno z nich, to śmiało pisz 🙂
📔 Dziennik
W tej sekcji będę dzielił się z Tobą informacjami z mojego świata.
Skończyłem pierwszy 12-tygodniowy rok w tym roku. Teraz czas na 13. tydzień, który jest czasem podsumowania i refleksji.
Natomiast mam na tyle dobrze skonstruowany plik, w którym śledzę swoje wyniki, że bez zbędnego podliczania widzę, że osiągnąłem swoje cele w zaledwie 50%. Celowałem w 85%.
Wszystko było zależne tylko i wyłącznie ode mnie, więc teraz czas na wyciągnięcie wniosków i ruszenie z jeszcze większą mocą w kolejny rok — tylko w trochę mądrzejszy sposób 😅
Tymczasem, to tyle na dziś.
Efektywności i do następnego!
Adrian.
PS
Szukam max. 3 osoby, z którymi mógłbym popracować pod kątem zwiększenia ich efektywności osobistej. Coaching, mentoring i consulting w jednym — FOR FREE. Jeżeli masz problem, który spowalnia Twoje działanie i jesteś otwarty na współpracę, to odpisz na tego maila.
Bardzo wartościowe wydanie! Dziękuję 🥳