Inbox 0
Co tydzień otrzymuję raport aktywności z moich wszystkich urządzeń.
Widzę, ile i w jakich aplikacjach spędziłem najwięcej czasu.
Gdyby coś takiego wdrożyć w służbowym sprzęcie, to na bank bilibyśmy rekordy, w czasie spędzanym w poczcie oraz komunikatorze.
Dla większości z nas byłby to pewnie Outlook oraz Teams.
Bo nadal praca na mailu to zdecydowana większość czasu pracy całego środowiska biurowego. Siedzimy przed monitorami kilkadziesiąt godzin tygodniowo i czekamy, aż nowa wiadomość pojawi się, żeby nadać naszej pracy sens.
Może powstać jeszcze kilkanaście innych książek o twórczej pracy głębokiej, ale korpoświat, tak szybko się nie podda i nie odda swoich ukochanych maili.
Dlatego warto zainwestować chwilę czasu, aby opanować obsługę poczty, w taki sposób, żeby ten czas spędzany na mailu nie był mimo wszystko źródłem przytłoczenia, a efektywniejszej pracy.
Do tego zadania nie znam lepszej metody niż Inbox 0, która powinna być podstawowym elementem każdego onboardingu nowego pracownika.
Pamiętaj cholero o Inbox 0
Zamiast wchodzić w teorię, historię i lanie wody, skupię się na przekazaniu Ci informacji, jak obecnie korzystam z metody Inbox 0 w swojej pracy.
Natomiast zachęcam Cię do sprawdzenia mojego darmowego e-booka, którego napisałem dobre kilka lat temu, a który zawiera wiedzę, która będzie jeszcze ważna przez następne kilka lat. Dowiesz się nie tylko o Inbox 0, ale też czterech pozostałych elementach efektywnej pracy.
W praktyce to wygląda tak…
Każdy mail jest dla mnie informacją.
Informuje mnie o tym, że:
mogę go usunąć — jeżeli jest to spam
mam do przechwycenia informację o czymś istotnym
mam coś do zrobienia — jeżeli jest w nim zawarte zadanie
mogę go zarchiwizować — jeżeli nie muszę już z nim nic robić
Ideą metody Inbox 0 jest po pierwsze spędzenie w skrzynce pocztowej jak najmniejszej ilości czasu, a po drugie dotknięcie danego maila tylko raz.
W teorii wygląda to tak:
planujesz dedykowane okna pracy z mailem np. od 08:00 do 08:30, od 11:30 do 12:00 oraz od 14:00 do 14:30
otwierasz pocztę tylko w tych okresach
przez resztę czasu masz zamkniętą pocztę i zajmujesz się innymi zadaniami
gdy wypada okno pracy z mailem, to otwierasz pierwszego maila i od razu podejmujesz wobec niego działanie
Natomiast w praktyce rzadko udaje mi się mieć wyłączoną pocztę, ponieważ spora część moich zadań jest związana z tym, że to ja muszę wysłać wiadomość do kogoś. Czyli i tak muszę otworzyć pocztę, przez co jestem narażony na widok nowych maili, do których otwarcia mój małpi mózg aż się ślini 🙈.
(przyznaj, że też to widzisz, że w otwieraniu tych maili, mimo że otworzyłeś ich tysiące, nadal jest coś satysfakcjonującego, ciekawego)
Ale jeżeli tylko otworzę nową wiadomość, to stosuję jedną z poniższych aktywności:
Jeżeli chcę go usunąć, to wystarczy, że wcisnę klawisz ‘delete’, a jeżeli zarchiwizować to ‘backspace’. Sekunda roboty.
Jeżeli mam zamiar przechwycić z niego jakąś informację np. nowe wytyczne od klienta, to potrzebuję miejsce, gdzie mogę zapisać tę informację.
Jeżeli mam zamiar wyciągnąć z niego zadanie do zrobienia, to również potrzebuję miejsca, gdzie mogę je zapisać.
I tak do arsenału Outlooka dochodzą dwa kluczowe narzędzia w mojej pracy etatowej, czyli MS ToDo oraz OneNote. Jeden do zadań, drugi do notatek. Jako że wszystkie narzędzia są z tego samego ekosystemu, to świetnie się integrują i zwiększają siłę całego systemu.
( niestety nie mogę dodać zrzutów ekranu z tego, jak to wszystko wygląda, bo miałbym niemiło, gdy to wyszło na jaw ☺️ )
Po co dodatkowe narzędzia?
Ponieważ inaczej będę musiał i tak wracać do zarchiwizowanych maili. A jedna z podstawowych zasad wszystkich systemów produktywności jest ukryta w tym cytacie Davida Allena:
Your mind is for having ideas, not holding them.
Czyli zamiast trzymać informacje w głowie, przerzucamy je do zaufanych systemów. Outlook takim systemem dla mnie nie jest, choć zdaję sobie sprawę, że niektórzy wyjadacze potrafią za pomocą tylko maila budować swoją karierę, zarządzać całymi zespołami i projektami.
ToDo
Jeżeli w danym mailu jest zaszyte coś do zrobienia, to przetwarzam danego maila w zadanie, które zapisuję w ToDo. Integracja pomiędzy Outlook a ToDo pozwala oflagować maila, dzięki czemu automatycznie wskoczy do menedżera zadań. Dodatkowo w ToDo zapisany jest link do szybkiego otwarcia maila.
Oczywiście tutaj rozpoczyna się już cały proces zarządzania zadaniami, którego nie będę teraz opisywał, ale jednym z najważniejszych procedur jest zasada 2 minut. Czyli jeżeli w mailu zaszyte zadanie i mogę je zrobić w ciągu 2 minut, to robię to od razu. Często jest to szybie odpisanie na maila lub przekazanie go osobie odpowiedzialnej.
OneNote
Jeżeli w danym mailu znajduje się istotna informacja, to nie zamierzam jej zapamiętywać, tylko chcę mieć do niej dostęp, gdy będzie taka potrzeba. Dlatego zapisują ją w notatniku cyfrowym, który organizuję według metody Second Brain.
W OneNote mam dedykowane sekcje i notatki pod konkretne projekty i zobowiązania. Wszystkie nowe daty, wymagania klientów, wewnętrzne ustalenia, czy materiały pomocnicze, zapisuję w dedykowanych notatkach. Dzięki temu nie muszę skakać po mailach i szukać ich, gdy przyjdzie taka potrzeba (lub pytać wszystkich wokół).
Na przestrzeni lat uważam, że to jeden z moich wyróżników i przyczyn efektywnego działania. Naprawdę mało osób daje sobie szansę na zbieranie prostych informacji, które pomagają nie popełniać w przyszłości masy błędów.
Archiwum
Zawsze po interakcji z danym mailem przechodzę do jego archiwizacji. Nie usuwam (chyba że to reklama lub spam), tylko archiwizuję, co sprawia, że w razie potrzeby zawsze mogę go ponownie wyszukać.
Kiedyś tworzyłem dedykowane foldery pod osoby, projekty lub działy, których dotyczyły dane maile. Kategoryzowałem je z dbałością. Natomiast jeden z moich szefów uświadomił mi kiedyś, że dając szansę wyszukiwarce, mogę zaoszczędzić sporo czasu. Wyszukiwarka skanuje po nadawcy, osobach z rozdzielnika, temacie oraz zawartości maila. Dałem jej szansę i do tej pory nie zawiodłem się w poszukiwaniu jakiejkolwiek informacji.
Finalnie, przy dobrych wiatrach kończę dzień z wyczyszczoną skrzynką pocztową. Oczywiście drugą stroną medalu jest zapełniona skrzynka zadań oraz notatek, ale to nie one są głównym źródłem przytłoczenia, plus na każdą z nich czeka osobny system.
Jak masz dodatkowe pytania o Inbox 0, to pisz śmiało.
☘️ Trzy punkty z zaplecza
Odświeżyłem swoje konto na Goodreads. Jeżeli jesteś aktywny, kliknij follow, chętnie sprawdzę, co czytasz. Tylko nie patrz na ilość książek do „currently-reading” :P
Nie wiem, czy wiesz, ale współtworzę video-podcast „Efektywni Na Etacie”. Ostatnio opublikowaliśmy odcinek o świętym prawie każdego korpoludka, czyli o urlopie. Wszystkie odcinki znajdziesz tutaj.
Coś dla fanów aplikacji Obsidian. Jeżeli robisz notatki w Obsidian, to wiesz, że szybkie dodawanie notek na telefonie wcale nie jest szybkie 🤷♂️. Ostatnio przetestowałem kilka aplikacji (na iOS), które pozwalają na ich szybkie przechwytywanie do Obsidian i ostatecznie kupiłem za niecałe 30 zł aplikację „Quick Capture - Obsidian”. Tania jak barszcz i to jeszcze w formie lifetime. Teraz mogę dodawać notatki nawet szybciej niż przy użyciu systemowym notatek Apple. Polecam!
❓ Pytanie tygodnia
Twoja odpowiedź pomoże mi dostosować następne publikacje. Możemy pójść mocno w kierunku efektywnego działania po pracy lub w kierunku efektywnego działania w pracy.
Wyniki z zeszłego tygodnia
W poprzednim tygodniu zapytałem, jaka jest Twoja największa przeszkoda w rozwijaniu projektu "po godzinach" lub zwyczajnym hobby.
Oto odpowiedzi:
Trochę mnie to zdziwiło, że brak jasnego planu działania jest najczęstszą odpowiedzią. Zwłaszcza w czasach AI, które może ułożyć cały plan od wizji po konkretne działania na konkretne dni. To też dla mnie znak, że warto pokazać w jednym z wydań, jak do tego podejść.
Następny punkt to „brak czasu”. Tutaj wierzę, że będę w stanie pomóc najbardziej przez moje przeszłe oraz przyszłe publikacje.
Sam osobiście pokonałem przeszkodę braku jasnego planu (wiem, czego chcę) oraz przeszkodę braku czasu (stworzyłem przestrzeń na pracę). Natomiast, gdy te dwie przeszkody „techniczne” przestały być problemem, na salony wjechały przeszkody „mentalne”, czyli prokrastynacja oraz perfekcjonizm. A tak naprawdę perfekcjonizm, który jest źródłem prokrastynacji. Nie mam na to jeszcze prostego „protokołu”, ale krok po kroku jestem coraz bliżej stanu konsekwentnego działania, zamiast udawania.
Tymczasem to tyle na dziś.
Jak zawsze, życzę Ci efektywnego i udanego tygodnia!
Adrian